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Scientic Article
RESUMEN
La automatización en bibliotecas permite
alcanzar la competitividad de los servicios en un
entorno cambiante. Se detectó la necesidad de
automatización de los servicios de circulación
y préstamo de la Biblioteca y Hemeroteca
Especializada en Historia del Archivo General de
la Nación de El Salvador (AGN) debido a que los
procesos se realizaban manualmente por falta
de herramientas adecuadas. Con el objetivo de
explorar las estrategias de automatización de los
servicios de circulación y préstamo en bibliotecas
salvadoreñas, se realizó esta investigación usando
una metodología cualitativa, de nivel exploratorio,
siendo el tema poco abordado en los últimos 5
años y con un diseño de investigación de campo.
Se realizaron 3 entrevistas virtuales sincrónicas a
3 expertos en la materia con apoyo de la técnica
de la entrevista semiestructurada y el instrumento
de la guía de entrevista. La guía de entrevista se
diseñó con preguntas ordenadas y estructuradas
previamente que permitían respuestas libres
para descubrir más información. Se recolectaron
VOL. 1, NUM. 1, ENERO - JUNIO 2024 https://biblioteca.utla.edu.sv/perspectiva/
Autores
Krissia Edith Jacobo Orellana
ORCID: https://orcid.org/0009-0005-1213-8570
Universidad Pedagógica de El Salvador
Correspondencia
kjacobo@pedagogica.edu.sv
Presentado
21/09/2023Febrero
Aceptado
27/10/2023F
Artículo Cientíco
Alternativas de automatización de servicios de
préstamo y consulta: caso Biblioteca y Hemeroteca
Especializada en Historia del Archivo General de la
Nación de El Salvador
Alternatives for automating loan and consultation services: case of the Library
and Newspaper Library Specialized in History of the General Archive of the
Nation of El Salvador
DOI: https://doi.org/10.64385/FEZX9255
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los datos por medio de plataformas de
videoconferencia Google Meet y Microsoft Teams,
se transcribió el audio a texto con ayuda de
Escribir por Voz de Documentos de Google Drive y
se analizó la información con apoyo de una matriz
de 4 categorías y 16 subcategorías vaciadas en el
software WeftQDA. Se realizó el hallazgo que los
términos más mencionados por los 3 expertos
fueron Sistemas de gestión de bibliotecas (10
veces), automatización híbrida (6 veces), servidor
en la nube (5 veces), capacitación (5 veces) y Koha
(5 veces), lo que permite concluir que la estrategia
de automatización apta a implementar en la
Biblioteca y Hemeroteca Especializada en Historia
del AGN es el sistema de gestión de bibliotecas de
código abierto, en este caso el más mencionado
es Koha, además que se recomienda resguardar
la información dentro de servidores en la nube y
capacitar al personal bibliotecario para asegurar
el éxito de la estrategia.
Palabras claves: Automatización, bibliotecas
salvadoreñas, circulación y préstamo, tecnología.
ABSTRACT
Automation in libraries allows services to be
competitive in a changing world. The need to
automate the circulation and lending services of
the Library and Newspaper Archive Specialized
in History from the General Archive of the Nation
of El Salvador (AGN) was detected because the
processes were carried out manually due to lack
of adequate tools. With the objective of exploring
automation strategies for circulation and lending
services in Salvadoran libraries, this research was
carried out using a qualitative methodology, at an
exploratory level, with the topic being little faced
in the last 5 years and with a research design of
field. 3 virtual interviews were carried out with 3
experts in the field with the support of the semi-
structured interview technique and the interview
guide instrument which was designed with
structured questions that allowed free responses
to discover more information. The data was
collected through Google Meet and Microsoft
Teams, the audio was transcribed into text
with the help of Voice Typing from Google Drive
Documents and the information was analyzed
with the support of a matrix of 4 categories and 16
subcategories emptied. in WeftQDA software. The
finding was that the most mentioned terms by the
3 experts were Library Management Systems (10
times), Hybrid Automation (6 times), Cloud Server
(5 times), Training (5 times) and Koha (5 times). ),
which allows us to conclude that the automation
strategy suitable for implementation in the AGN
Specialized History Library and Newspaper Archive
is the open source library management system, in
this case the most mentioned is Koha, and it is also
recommended to protect the information within
cloud servers and train library sta to ensure the
success of the strategy.
Keywords: Automation, salvadoran libraries,
circulation, loans, technology.
INTRODUCCIÓN
Este artículo se basa en una investigación realizada
en noviembre de 2022 como ejercicio académico
del ciclo II-2022 de la cátedra de Seminario II de
la Licenciatura en Biblioteconomía y Gestión de la
Información de la Universidad de El Salvador. Por
otra parte, la problemática de la investigación se
derivó de un diagnóstico hecho a la Biblioteca y
Hemeroteca Especializada en Historia del Archivo
General de la Nación (AGN), hecho como un
ejercicio académico del ciclo I-2022 de la cátedra de
Seminario I de la Licenciatura en Biblioteconomía
y Gestión de la Información de la Universidad
de El Salvador. En el mencionado diagnóstico,
se detectó que la biblioteca ejecuta actividades
manuales y automatizadas para brindar el
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servicio de préstamo y consulta de libros y otros
materiales., puesto que se procesan los materiales
en documentos en hojas de Excel y se lleva el
registro de los usuarios y las estadísticas de uso en
hojas de papel (Alfaro Delgado et al., 2022), lo que
afecta al usuario, por la búsqueda engorrosa del
material en los Excel, y al bibliotecario, porque los
registros en físico están propensos al deterioro y
vandalismo, además del tiempo que le toca invertir
en elaborar estadísticas manuales predispuestas
a error humano y falsificación.
En el ciclo académico II-2022, se inició la búsqueda
de estudios sobre estrategias de automatización
de bibliotecas especializadas salvadoreñas desde
2018 a octubre 2022, en 5 fuentes de búsqueda,
encontrándose 1 investigación denominada
“Sistema de automatización e integración de
tareas administrativas y estudiantiles para el
Instituto Nacional Texistepeque del municipio
de Texistepeque, departamento de Santa Ana”,
éste se desarrolló en el contexto de bibliotecas
escolares y tenía por objetivo desarrollar un
sistema informático para gestionar las áreas de
expedientes psicológicos, registro en línea de
nuevo ingreso, reserva de recursos (libros), gestión
de permisos de ausencias; así como el control de
entrega de útiles escolares y alimentos del Instituto
Nacional Texistepeque (Delsas Murcia y Ménendez
Ménendez, 2020). La investigación tiene un
enfoque informático, ya que siguió la secuencia de
pasos para la creación de un sistema: metodología,
planeación, presupuesto, análisis y diseño. Es por
ello que, la importancia de investigar este tema
radica en lo poco explorado que es en el país, y
más aún, la literatura bibliotecaria salvadoreña
refiere a pocos.
El objetivo general de la investigación fue
explorar las estrategias de automatización
de circulación y préstamo de materiales en
bibliotecas especializadas salvadoreñas del área
metropolitana y los objetivos específicos fueron
identificar que es la automatización de circulación
y préstamo de materiales en bibliotecas
especializadas, para descubrir las estrategias de
automatización investigadas y las buenas prácticas
en procesos de automatización de circulación y
préstamo de materiales.
La Biblioteca y Hemeroteca del AGN necesita
insumos que le ayuden a seleccionar una
estrategia de automatización adecuada que
beneficie tanto al usuario en la eficiencia de
búsqueda y recuperación de información, como al
bibliotecario a organizar los registros de existencia
de libros y estadísticas del servicio.
En la teoría, se detectó que los precursores sobre
la automatización en bibliotecas están inmersos
en unidades de información universitarias, pues
ellos insertan en su organización, centros de
investigación y potencian el desarrollo científico
de la sociedad (Sánchez Vignau, 2007).
Colindres (2009) teoriza que “se entiende por
automatización el uso de sistemas computarizados
para modernizar y mejorar los procesos
administrativos y los servicios de una oficina o
institución” (p. 169).
La automatización bibliotecaria se realiza a través
de estrategias que González Moreno y Domínguez
Galicia (1990) explican como la necesidad de
un “conjunto integrado hombre/máquina que
permite proveer información a varios niveles de
una organización, para una mejor planeación y
control, facilitando así la toma de decisiones” (p.
13).
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METODOLOGÍA
Por ser un tema que busca describir y mostrar
experiencias, se escogió una metodología
cualitativa y para la selección del nivel de la
investigación, se basó en la búsqueda dentro de
2 bases de datos académicas: EbscoHost de la
Universidad de El Salvador y Google Académico;
y en 2 repositorios nacionales: Repositorio
Institucional de la Universidad de El Salvador
y Acceso a la Ciencia y la Cultura de El Salvador
Figura 1
Resultados de búsqueda en el Repositorio Institucional de la Universidad de El Salvador.
El único resultado de Delsas Murcia y
Menéndez Menéndez (2020), demostró que
el tema es poco explorado y, por lo tanto, se
escogió el nivel de investigación exploratorio.
Para la selección del diseño de la investigación,
se escogió el diseño de campo debido a
que, al existir poca bibliografía sobre el
tema, se decidió obtener datos desde las
experiencias de los actores nacionales del tema.
Se elaboró una matriz de 4 categorías y 16
dimensiones (subcategorías) relacionadas
a automatización de bibliotecas, estrategias
de automatización, servicios de préstamo y
buenas prácticas, se escogió la técnica de la
entrevista semiestructurada y se elaboró una
guía de entrevistas con 9 preguntas sobre: la
automatización de bibliotecas, las estrategias
y niveles de automatización, modalidades de
servicios de préstamo y consulta de materiales
en bibliotecas automatizadas y las prácticas
tecnológicas, económicas y laborales a tomar
en cuenta al implementar estrategias de
automatización en bibliotecas. Se contactó a 3
expertos en la automatización de bibliotecas en El
(ACCES). Los parámetros que se establecieron en
las búsquedas fueron: documentos publicados
en periodo de 2018 a octubre 2022, El Salvador,
bibliotecas especializadas y automatización.
De las 4 fuentes en que se buscó información,
solamente el Repositorio Institucional de la
Universidad de El Salvador arrojó 1 resultado
pertinente:
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Salvador con más de 15 años de experiencia en el
área, algunos de ellos con cargo de directores de
bibliotecas y con títulos universitarios en Ingeniería
en Ciencias de la Computación y Licenciatura en
Matemática. Se les envió vía correo electrónico
un formulario de consentimiento informado
y las entrevistas se realizaron del 14 al 18 de
noviembre de 2022, por 1 hora de duración vía
Google Meet y Microsoft Teams. La transcripción
de la grabación de las entrevistas se realizó a
través de la herramienta Escribir por Voz de
Documentos de Google Drive, además de verificar
la calidad de la transcripción por medio de una
lectura comprensiva. Para el análisis del texto
transcrito, se utilizó el software WeftQDA para
detectar los términos más mencionados en las 3
entrevistas y la cantidad de veces mencionadas.
Figura 2
Collage de entrevistas a expertos sobre automatización de bibliotecas.
RESULTADOS
Se vaciaron los datos en tablas de categorías en
el software WeftQDA, realizándose el hallazgo
que, de 4 categorías y 16 subcategorías,
7 subcategorías fueron las que tuvieron
términos más comentados por los expertos:
dentro de la categoría automatización de
bibliotecas, en la subcategoría de Sistema
de gestión de bibliotecas, el término más
repetido fue: sistemas de gestión de
bibliotecas (10 veces) y en la subcategoría
de automatización híbrida, el término más
repetido fue automatización híbrida (6 veces);
por otra parte, dentro de la categoría servicio
de préstamo, en la subcategoría préstamo
externo automatizado, el término repetido
fue préstamo externo (3 veces); en la categoría
buenas prácticas en la automatización, en la
subcategoría de prácticas tecnológicas, los
términos que coincidieron fueron servidor en
la nube (5 veces) y código abierto (4 veces), en
la subcategoría de prácticas económicas, las
palabras más repetidas fueron presupuesto
(2 veces) y código abierto (2 veces), en la
subcategoría de prácticas laborales, los
términos coincidentes fueron capacitación
(5 veces) y en la categoría de estrategias de
automatización, en la subcategoría de sistemas
de almacenamiento y recuperación de la
información, las palabras más mencionadas
fueron sistemas de gestión de bibliotecas (10
veces) y Koha (5 veces) referida en el número
de párrafos.
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El préstamo y consulta de documentos se
realiza a través de nuevas tecnologías según
los especialistas, quienes a su vez coinciden y
expresaron que un sistema de automatización
se debe de realizar funciones por sí solo, además
que debe de cumplir las expectativas de las
necesidades en los servicios de circulación y
préstamo. Se comentó que también hay que tomar
en cuenta la posibilidad de tener la automatización
híbrida, es decir el uso del papel y lapicero, como
una alternativa ante cortes de energía y falta de
internet.
Las diferentes perspectivas e interpretaciones
del proceso de préstamo y consulta se reflejó
en esta pregunta, puesto que los 3 expertos
no coincidieron en que etapas o actividades se
desarrollan e intervienen en mencionado proceso,
además que se frecuentó la mención que no solo
existen materiales impresos en la actualidad,
sino que está la disponibilidad de préstamo de
equipos tecnológicos y materiales electrónicos.
Sin embargo, los 3 concluyeron en el préstamo
externo.
Figura 5
Automatización de las modalidades de préstamo interno, externo, interbibliotecario.
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Figura 6
Implementación de nuevas estrategias en los servicios de préstamo.
Figura 7
Implementación de Buenas Prácticas Bibliotecarias en los en la automatización.
De acuerdo con la experiencia de los entrevistados se evidenció que entre las estrategias de automatización
que han implementado, se nombró a la tecnología de radio frecuencia, la estantería abierta, Chat Bots y
sistemas de gestión de bibliotecas que han puesto en marcha en algún momento de sus trayectos como
profesionales durante el servicio de préstamo en sus bibliotecas.
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CONLUSIÓN
La implementación de sistemas de gestión de
bibliotecas de código abierto es la estrategia más
utilizada en las bibliotecas del área metropolitana
de El Salvador en el periodo de septiembre a
noviembre 2022, siendo el Sistema Koha la más
utilizada; además que es importante contar con
servidores en la nube para el resguardo de la
información y utilización; no obstante el éxito
de la implementación de sistemas de gestión
de bibliotecas irá de la mano de la capacitación
al personal de biblioteca, donde es posible
evidenciar la experiencia previa en prácticas
automatizadas o no automatizadas y la negación
al cambio. Se encontraron nuevas estrategias
de automatización de préstamos, dado que los
expertos mencionan que las estrategias van
cambiando, añadido la existencia de estrategias
no compatibles en todas las bibliotecas, porque
depende de los recursos, la forma de trabajo y los
tipos de materiales resguardados por la unidad
de información. Ejemplo de lo anterior es que la
estantería abierta no se puede implementar en la
Biblioteca y Hemeroteca Especializada en Historia
del AGN por la fragilidad y valor histórico de sus
materiales, siendo propensos a la degradación
y deterioro consecuente por la manipulación
humana; sin embargo la estrategia del sistema de
gestión de bibliotecas si puede ser implementada
porque facilita la consulta del material, el registro
del usuario a través de credenciales automatizadas
y la obtención de estadísticas rápidamente sin
errores humanos. Se recomienda reforzar los
hallazgos de esta investigación con estudios sobre
los procesos técnicos de los materiales, la cantidad
de usuarios reales de la biblioteca y el estado de
los materiales de la Biblioteca y Hemeroteca del
AGN.
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REFERENCIAS
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